Envio de e-mail com informações dos documentos

Última atualização em: 24 de abril, 2017

 

O layout de envio de documentos no InvoiCy conta com a tag <EmailArquivos>, onde o emissor pode informar um ou vários endereços de e-mail para receber informações sobre os documentos enviados, assim como os arquivos PDF e XML em anexo.

Para fazer uso desta funcionalidade, basta informar a tag <EmailArquivos> no layout de integração contendo um endereço de e-mail válido. Para enviar mais de um endereço de e-mail basta usar o separador “;”, como demonstrado na imagem a seguir.

Se os endereços informados estiverem incorretos o e-mail não será enviado, e será gravada uma mensagem de log informando sobre a inconformidade. Caso o emissor não receber o e-mail poderá fazer uso da funcionalidade “Enviar e-mail”, disponível na tela de detalhes, para os documentos de tipo NF-e, CT-e, NFS-e e NFC-e.

Ao clicar no ícone de envio de e-mail abrirá uma tela, listando os endereços de e-mail informados na tag EmailArquivos e na tag correspondente ao e-mail do Destinatário. Os endereços podem ser alterados e novos endereços ainda podem ser incluídos.

Destacando que esta funcionalidade estará habilitada apenas para os documentos com status Autorizado, Cancelado e emitidos em contingência EPEC, e todos os endereços informados irão receber o mesmo e-mail, contendo informações sobre o documento.

Ao clicar no botão enviar aparecerá uma mensagem em tela informando sobre o status da operação, ou seja, se o e-mail foi enviado com sucesso ou se ocorreu alguma falha durante o processo de envio.

Também existe a possibilidade de solicitar o envio de e-mails via Web Service, com o objetivo de permitir que o próprio usuário, via ERP por exemplo, solicite o envio de e-mail de determinados documentos, ou de todos os documentos emitidos em determinada data. O envio irá ocorrer na hora, caso a quantidade de documentos for igual a 1. Para quantidades superiores ou para um período de dias o processo será agendado.

É possível solicitar o envio de e-mails via Web Service de 3 formas, destacando que deve-se escolher apenas uma das opções:

– Solicitar o envio do e-mail de apenas um único documento: onde deve-se informar a chave de acesso específica do documento e um endereço de e-mail. Confira um exemplo desse layout de envio na imagem abaixo.

Ao informar um endereço de e-mail, somente este será o destinatário, independentemente do que estiver configurado no documento. Caso nenhum endereço seja informado, o e-mail será enviado para o e-mail do destinatário informado no documento. Caso o destinatário do documento não possua um e-mail informado, o usuário receberá como retorno o código 113 – Documento [Chave de Acesso] não possui e-mail para envio, e nenhum e-mail será enviado.

Caso o envio do e-mail seja executado com sucesso, o retorno será o seguinte: 100 – E-mail enviado com sucesso.

Para facilitar seu entendimento disponibilizamos um exemplo do layout enviado que está representado na imagem acima, clique aqui para fazer o download.

– Solicitar o envio do e-mail de vários documentos: pode-se informar um conjunto de chaves de acesso com seu respectivo e-mail. Por ser uma quantidade de documentos maior que 1, os e-mails não serão enviados na hora, mas será agendado um processo para executar o envio dos e-mails posteriormente. Confira um exemplo desse layout de envio na imagem a seguir.

Da mesma forma, ao informar um endereço de e-mail somente este será o destinatário. Caso nenhum endereço seja informado, o e-mail será enviado para o e-mail do destinatário informado no documento. E caso o destinatário do documento não possua um e-mail configurado, nenhum e-mail será enviado.

Caso o envio do e-mail seja executado com sucesso, o retorno será o seguinte: 100 – Envio de e-mail agendado com sucesso.

Para facilitar seu entendimento disponibilizamos um exemplo do layout enviado que está representado na imagem acima, clique aqui para fazer o download.

– Solicitar o envio do e-mail de documentos emitidos em um determinado período: pode-se informar um conjunto de datas (de emissão do documento) com seu respectivo e-mail. Confira um exemplo desse layout de envio na imagem abaixo.

Seguindo a lógica dos exemplos anteriores, ao informar um e-mail todos os documentos emitidos naquela data serão enviados para o endereço informado. Caso não informar nenhum endereço, os documentos serão enviados para o e-mail do destinatário de cada documento. E caso o destinatário do documento não possua um e-mail configurado, não receberá nenhum e-mail.

Caso o envio do e-mail seja executado com sucesso, o retorno será o seguinte: 100 – Envio de e-mail agendado com sucesso.

Para facilitar seu entendimento disponibilizamos um exemplo do layout enviado que está representado na imagem acima, clique aqui para fazer o download.

Os possíveis retornos para o cliente, ao solicitar o envio de e-mail via Web Service são:

100 – E-mail enviado com sucesso

100 – Envio de e-mail agendado com sucesso

111 – Falha no envio de e-mail [DESCRIÇÃO DA FALHA]

112 – Documento [CHAVE DE ACESSO] não foi localizado na base de dados

113 – Documento [CHAVE DE ACESSO] não possui e-mail para envio

114 – Não foi localizado nenhum documento emitido na data [DATA DE EMISS]

115 – O e-mail informado é inválido

116 – Chave de acesso inválida

118 – Solicitação ultrapassou o limite de [LIMITE] dias

118 – Solicitação ultrapassou o limite de [LIMITE] documentos

119 – Data inválida

120 – Documento [CHAVE DE ACESSO] não possui um status final da SEFAZ e não será enviado.

É possível ainda configurar se os e-mails que serão enviados irão anexar os arquivos do documento, enviar apenas o link para download dos mesmos, ou não enviar essa informação. A tela de configurações dos e-mails pode ser acessada através do ‘Painel de Controle’, e no módulo desejado clicar sobre a opção ‘Configurações dos e-mails’, conforme demonstra a imagem a seguir.

Na tela de configurações dos e-mails existem os campos “Enviar PDF” e “Enviar XML”, com as opções: ‘Em anexo’, ‘Link para download’ e ‘Não enviar’. Nessa mesma tela também pode-se configurar o texto dos e-mails que serão enviados pela aplicação.

Ao selecionar a opção ‘Em anexo’ para ambos os campos, os arquivos PDF e XML serão anexados junto ao e-mail. Selecionando a opção ‘Link para download’, um link será enviado junto ao texto do e-mail. E marcando a opção ‘Não enviar’, o destinatário do e-mail não receberá os documentos XML e PDF do documento.

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