Extensão Documentos importados

Última atualização em: 09 de julho, 2018

Olá! Nesse artigo iremos explicar sobre a extensão ‘Documentos importados’, que permite ao usuário gerenciar todos os documentos eletrônicos (NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e, NFS-e e CF-e), que envolvam as operações de sua empresa, permitindo tanto a importação do XML de seus documentos emitidos por outra aplicação, como o XML dos documentos emitidos contra o CNPJ de sua empresa.

Para tanto, a partir de agora os usuários que desejam realizar a importação de documentos no InvoiCy, tanto documentos recebidos como emitidos por outra aplicação, deverão ter essa extensão ativa.

Para ativar a extensão é bem simples, basta acessar o link ‘Extensões’, localizado na parte superior direita da aplicação. Como demonstrado no artigo Extensões do InvoiCy.

Na tela de extensões, ao clicar sobre a imagem relacionada ao documentos importados, abrirá uma nova tela contendo a aba ‘Visão geral’, que apresentará uma breve explicação sobre a extensão, com imagens de demonstração das telas, como representa a imagem abaixo.

Já na aba ‘Configurações’, como demonstra a imagem a seguir, estão localizados os parâmetros para configurar a extensão.

Nessa tela você deverá escolher para quais módulos deseja ativar a extensão, destacando que é necessário selecionar pelo menos um módulo para que a extensão seja ativada.

Você também poderá definir em que momentos gostaria de ser notificado por e-mail, através do parâmetro ‘Receber notificações por e-mail’, que contém as seguintes opções:

– Não notificar: você não receberá nenhuma notificação por e-mail;

– 30 dias sem receber documento: se nenhum documento foi importado para a sua empresa no prazo de 30 dias, você receberá uma notificação;

– Falha de leitura da caixa: se ocorrer uma falha de leitura da caixa de e-mail durante o processo de importação você receberá uma notificação;

– Todas: irá contemplar as duas situações ’30 dias sem receber documento’ e ‘falha de leitura da caixa’ e enviar uma notificação.

E através do campo ‘E-mail para ser notificado’ você poderá configurar o endereço de e-mail que receberá todas essas notificações.

Ao clicar no botão ‘Salvar’ a extensão já será ativa. Mas ainda é possível redefinir os módulos ativos ou alterar as demais configurações clicando no ícone de configurações, como destacado na imagem abaixo.

Pronto! Após ativar a extensão será possível efetuar a importação dos documentos da sua empresa. Também será apresentado um novo ícone na parte superior direita da aplicação, como demonstra a imagem abaixo. Através desse ícone é possível acessar a nova tela de documentos importados, onde serão listados todos os documentos que foram importados para o InvoiCy.

O processo para importação de documentos continua o mesmo, onde disponibilizamos das seguintes formas de importação: via tela, via Web Service – leia o artigo Importação de documentos via Web Service , via leitura de caixa de e-mail e via InvoiCy Conector.

O que mudou apenas foi a forma de visualização dos documentos. A partir de agora na tela Documentos, localizada no Menu da aplicação, serão listados apenas os documentos que foram emitidos pela sua empresa através do InvoiCy.

Já para visualizar os documentos importados da sua empresa deve-se acessar a nova tela de Documentos importados, através do ícone demonstrado na imagem anterior.

É importante destacar que para utilizar a importação via leitura de caixa de e-mail é necessário configurar uma caixa para leitura dos e-mails. Ao ativar a extensão aparecerá um link na tela de configurações, como demonstra a imagem abaixo. Ao clicar nesse link você será direcionado para a tela de Caixas de e-mail, onde poderá fazer as configurações necessárias. Para saber mais sobre como proceder com o cadastro, leia o artigo Configurando uma caixa de e-mail.

A nova tela de documentos importados tem basicamente as mesmas funcionalidades da tela de Documentos, onde é possível fazer download do XML e do PDF dos documentos através dos ícones da grid, e também acessar os detalhes do documento.

Para exportar uma quantidade maior de documentos você pode fazer uso das opções localizadas na parte superior direita da grid, como demonstra a imagem abaixo. Onde poderá exportar uma lista dos documentos em Excel, bem como fazer download de arquivos PDF e XML. Basta selecionar os documentos na grid e clicar na opção desejada.

Exportação de documentos

É possível também gerar um relatório dos documentos não verificados e faltantes da sua empresa, em um determinado período, através da opção que também está localizada na parte superior direita da grid.

Função para gerar relatório

Ao clicar nessa opção será aberta uma tela para informar o período que se deseja gerar o relatório, o modelo de documento, tipo de relatório e e-mail para envio do relatório, caso o processo seja agendado.

Ao clicar em ‘Gerar’, dependendo da quantidade de documentos contemplados, o relatório será gerado na hora, ou será agendado e enviado por e-mail posteriormente. Através da grid, que exibe os últimos relatórios agendados, pode-se fazer download dos relatórios gerados, ou ainda abortar a geração dos mesmos.

A grid que lista os documentos importados tem algumas informações novas, como a inclusão da coluna ‘Validação’, para demonstrar se o documento está de acordo ou se possui alguma inconsistência, e a coluna ‘Emitido/Recebido’, para identificar se o documento foi emitido ou recebido pela empresa do InvoiCy. A imagem abaixo demonstra a nova grid de documentos importados.

A tela de documentos importados também possui alguns filtros diferentes em relação a outra tela de documentos. Na imagem abaixo é possível observar que foi inserido um novo filtro que permite pesquisar pelas inconsistências do documento, com as opções ‘Assinatura, Protocolo, SEFAZ e Integridade’, e um filtro pela validação, com as opções ‘Íntegro, Inconsistente, Pendente e Todos’.

Ao realizar a importação de um documento de entrada, o InvoiCy realiza automaticamente quatro validações sobre esse documento. Essa lista de validações pode ser visualizada clicando no ícone da coluna Validação na grid, onde será aberta uma nova tela com o resultado de cada validação.

– Primeiramente é validada a assinatura digital do documento;

– Após é verificado se o documento possui protocolo de autorização de uso da SEFAZ;

– Então é realizada uma consulta na SEFAZ para verificar o status final do documento;

Observação: Somente serão consultados na SEFAZ os documentos com data de emissão posterior a contratação da extensão de documentos importados. Nesses casos será exibido um alerta com a mensagem “Não foi possível consultar o status do documento. A data de ativação da extensão de armazenamento é posterior a data de emissão do documento importado!”.

– E por fim, é realizada uma validação da integridade do XML.

Na imagem de exemplo apresentamos um documento que está com seu status de validação íntegro, ou seja, todas as validações foram executadas com sucesso.

Caso alguma validação não seja concluída com sucesso, será sinalizado com um ícone de alerta, apresentando uma mensagem sobre o retorno da validação. Veja um exemplo na imagem abaixo.

E no caso de alguma validação estar sinalizada como pendente, o usuário terá a possibilidade de executar a mesma através do botão Atualizar.

É importante destacar que ao importar um documento onde o CNPJ do destinatário não esteja cadastrado no InvoiCy, mas exista uma empresa matriz cadastrada com a mesma raiz de CNPJ e que esteja com a extensão de documentos importados ativa, o sistema irá efetuar o cadastro automático da empresa como filial.

Abaixo detalhamos os modelos e versões de documentos suportados para importação no InvoiCy:

– NF-e – versões 2.0, 3.10 e 4.0;

– NFC-e – versões 3.10 e 4.0;

– CT-e – versões 1.03, 1.04, 2.0 e 3.0;

– MDF-e – versões 1.0 e 3.0;

– Também poderão ser importados documentos NFS-e, CF-e SAT e CF-e MF-e.

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