Relatório de documentos não verificados e faltantes

Última atualização em: 06 de maio, 2016

 

Buscando facilitar para os usuários efetuarem o controle dos documentos emitidos por suas empresas, disponibilizou-se no InvoiCy um relatório de documentos não verificados e faltantes, onde será possível identificar falhas no sequencial da numeração de documentos emitidos para todos os modelos.

Os principais motivos que podem ocasionar falhas no sequencial de envio dos documentos são:

– Documentos emitidos que ainda não estão com status: Autorizado, Cancelado, Inutilizado ou Denegado;

– Pulo de numeração no aplicativo emissor;

– Falha do aplicativo emissor no envio do documento;

– Documentos emitidos que permanecem com status: Pendente, Rejeitado, Contingência Offline, Em conflito, EPEC ou Necessita interação.

É importante destacar que o acesso à essa tela será permitido apenas para usuários Administradores e Parceiros, ou que possuírem configurada a opção “Relatórios – Documentos” nas configurações de usuário, como demonstra a imagem abaixo.

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Para acessar a tela de geração de relatórios basta ir até o “Painel de Controle”, e no grupo “Sistema” clicar sobre o ícone “Relatórios”, como demonstrado na imagem a seguir.

Então na aba “Documentos” é possível informar o período desejado, escolher o modelo de documento que se deseja verificar, selecionar as empresas e clicar no botão “Gerar” para visualizar o relatório. A imagem abaixo representa a tela para geração do relatório. Destacando que deve-se gerar um relatório específico para verificação de cada modelo de documento.

No período de até 31 dias o relatório é gerado na hora, mas acima disso o processo será agendado, solicitando ao usuário a informação de um endereço de e-mail para receber o relatório após a geração do mesmo. Destacando que não será permitido gerar relatórios de um período maior que 6 meses, para não afetar a performance do processo.

Ao clicar no botão “Gerar”, pode-se optar por gerar um relatório resumido ou detalhado. Ao optar pela opção resumida, será apresentado o total de documentos faltantes por série e período, e apresentado o último documento recebido, juntamente com sua data de emissão, até o primeiro número faltante da série e modelo correspondentes. Com esta data do documento anterior ao faltante é possível que o usuário já identifique o período das falhas. Veja exemplo do relatório resumido abaixo.

Ao optar pela versão detalhada, irá exibir uma lista com os documentos não verificados ou faltantes por série e período. Se o documento não existir no InvoiCy, aparecerá no relatório com status Faltante. Já se o documento existir, será exibido o status atual do mesmo.

Ambos os relatórios apresentarão em seus cabeçalhos o CNPJ da empresa, período e modelo de documento selecionado. E na sequência apresentarão os dados de acordo com o seu tipo, resumido ou detalhado. Ao gerar os relatórios para múltiplas empresas, serão apresentadas as informações de uma empresa por página. E caso não tenha números faltantes será apresentada uma mensagem ao usuário sobre a inexistência de números faltantes no período selecionado.

Relatórios FTP

Última atualização em: 06 de maio, 2016

 

Com o objetivo de permitir aos usuários fazer uma conferência dos documentos emitidos pelo seu ERP, e verificar quais documentos foram exportados e o que ainda falta exportar, disponibilizou-se a geração do Relatório FTP com informações dos documentos exportados pela empresa.

Esse relatório permite ao usuário definir uma data e selecionar as suas empresas, para então gerar um relatório e conseguir verificar o que trafegou no dia, ou seja, quais documentos foram recebidos e exportados.

É importante destacar que o acesso à essa tela será permitido apenas para usuários Administradores e Parceiros, ou que possuírem configurada a opção “Relatórios – Exportação FTP” nas configurações de usuário, como demonstra a imagem abaixo.

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Para acessar a tela de geração de relatórios basta ir até o “Painel de Controle”, e no grupo “Sistema” clicar sobre o ícone “Relatórios”, como demonstrado na imagem a seguir.

Então na aba “Exportação FTP” é possível informar a data desejada, selecionar as empresas e clicar no botão “Gerar” para visualizar o relatório. A imagem abaixo representa a tela para geração do relatório.

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Esse relatório exibe o horário inicial da exportação juntamente com a quantidade de NFC-e e CF-e SAT exportadas na data informada, separando os documentos por status, e exibindo um totalizador de cada quantidade de documento exportado e emitido no dia, como pode-se visualizar na imagem abaixo.

Destacando que a coluna “Total NFC-e exportada” não considera eventos de cancelamento, pois pode ocorrer de ter um documento autorizado exportado e posteriormente ter exportado o evento de cancelamento desse mesmo documento. Assim, o total de documentos é realmente de fato o total que foi emitido pela empresa naquele sequencial.

O “Total exportado” representa o total de arquivos exportados pela empresa no dia. E o “Total emitido” representa o total de documentos emitidos pela empresa no dia. Ao selecionar várias empresas para geração do relatório, as informações de cada empresa serão apresentadas em páginas separadas.

Se ocorrer algum problema durante o processo de exportação também será exibido no final do relatório, onde para cada empresa serão apresentadas mensagens de log sobre as falhas ocorridas e o horário em que as mesmas ocorreram.

Tela para Exportação de Documentos

Última atualização em: 17 de novembro, 2017

 

Olá! Neste artigo iremos explicar como funciona a tela de exportação de documentos na Plataforma InvoiCy. A seguir descrevemos o passo a passo para que você usuário possa acessar a tela e efetuar a exportação de seus documentos.

Através do Menu lateral esquerdo da aplicação acesse a opção Exportar.

Menu

Na tela de exportação de documentos é possível configurar diversos filtros para efetuar o download dos documentos, como: Seleção das empresas, tipo de documento (emitidos ou recebidos), status do documento, modelo do documento, informar o CNPJ do Destinatário ou Tomador, e filtrar por data de emissão ou número do documento. Confira abaixo uma imagem da tela de exportação.

A opção de selecionar empresas permite que os usuários exportem documentos de múltiplas empresas de uma única vez. Dessa forma não é necessário acessar cada empresa e exportar separadamente os seus documentos.

Ao clicar no botão ‘Selecionar’ o usuário pode filtrar as empresas pelo CNPJ Raiz, CNPJ ou Nome/Apelido da empresa, e selecionar diversas empresas para efetuar a exportação dos documentos, conforme demonstra a imagem a seguir.

Ao optar pelo filtro de data de emissão, pode-se escolher o período de: documentos recentes (hoje), documentos de ontem, documentos da semana, e ainda personalizar as datas, escolhendo um período de sua preferência.

Já ao optar pelo filtro de número do documento, deve-se informar a série desejada, e a faixa com o número dos documentos que se deseja exportar, como demonstra a imagem a seguir.

FiltrarNumero

Ao clicar no botão Exportar, será solicitada a forma de exportação dos documentos, que pode ser: arquivos XML, lista em Excel (.XLS), ou lista em .CSV.

Forma Exportacao

Destacando que ao ultrapassar o período máximo permitido para exportação dos documentos em tela o processo de exportação sempre será agendado, solicitando a informação de um endereço de e-mail válido para recebimento do link para efetuar a exportação dos documentos.

Agenda exportacao

Ao finalizar o processo de exportação o usuário receberá um e-mail com o link para baixar seus documentos. Caso ocorra alguma falha durante o processo, pode-se consultar os logs do sistema para mais informações.

É importante ressaltar também que para receber os e-mails com os links para exportação dos documentos a empresa necessita de uma caixa de e-mail configurada. Para mais informações sobre esse processo, acesse o artigo Como configurar uma caixa de e-mail.

Também é possível efetuar o download de documentos através da tela inicial da aplicação. Para mais informações leia o artigo Download de arquivos XML e PDF através da tela inicial.

Exportação de CF-e SAT autorizados e cancelados no InvoiCy

Última atualização em: 09 de agosto, 2016

 

Neste artigo iremos descrever como é realizada a exportação de arquivos XML autorizados ou cancelados via CF-e-SAT através da Plataforma InvoiCy.

A partir deste momento assumimos que você já leu o artigo Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (CF-e-SAT). Caso ainda não tenha lido este artigo, recomendamos a sua leitura para facilitar o entendimento deste artigo.

Proceda com os seguintes passos para realizar a exportação de um arquivo XML autorizado ou cancelado via CF-e-SAT. Esse processo pode ser executado de duas formas, pela tela inicial do InvoiCy ou através da tela de Exportação. Primeiramente explicaremos o processo através da tela inicial do InvoiCy.

Através da opção localizada na parte superior direita da grid é possível efetuar a exportação de diversos arquivos XML autorizados e cancelados via CF-e SAT. Para entender melhor essas funcionalidades disponibilizadas recomendamos a leitura do artigo “Download de arquivos XML e PDF através da tela inicial”.

Pode-se também exportar um arquivo por vez, clicando no ícone de download de cada documento listado na grid. A imagem abaixo destaca as duas formas de baixar os arquivos XML através da tela inicial do InvoiCy.

Outra possibilidade para exportar os arquivos é através do Menu lateral esquerdo, acessar a opção Exportar, como demonstra a imagem a seguir. Selecione então o modelo CF-e SAT, preencha as demais informações que desejar e clique no botão Exportar.

É possível ainda escolher a forma de exportação, existindo três opções: Baixar os arquivos XML, baixar uma lista dos documentos em formato Excel ou ainda baixar uma lista dos documentos em formato .CSV.

Forma de exportação

Se optar por baixar os arquivos XML, será efetuado o download dos arquivos XML emitidos via CF-e SAT de acordo com os filtros informados. Caso a quantidade de arquivos para exportar for maior que o limite configurado, o processo será agendado, solicitando informar um endereço de e-mail para receber os links de download dos arquivos após a finalização da exportação.

Caso optar por gerar uma lista em Excel ou .CSV, o arquivo será gerado e baixado na hora, disponibilizando as principais informações dos documentos exportados.